明陽天下拓展北京企業管理咨詢有限公司

      明陽天下會議服務公司研究發現，男性更容易在會議過程中插話。就本質而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續發言。
      并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多人認為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發言了——他們認為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。
      會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規發言的時間。在會議召開前就應當將日程安排分發給與會者。這樣做一方面可以給那些不善言辭的人一個準備的機會，使他們能夠輕松、有效地參與討論；另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。
      讓每位與會者調整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發言的人意識到，如果他們不發言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責任。
      要找到降低插話次數和避免多人同時發言的有效辦法。有一家公司開會時，有的人總是不斷打斷別人的發言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發言，就罰款。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進“罰款罐”中才能發言。
      由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標準。問題的關鍵是必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。
      提高會議成效的要領：要嚴格遵守會議的開始時間；要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。
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